Hantera e-post

Ett stort stressmoment för många på arbetet är hanteringen av vår e-post som ibland tycks växa lavinartat. Sköter vi den inte korrekt kan det lätt bli ett ineffektivt monster som äter upp allt mer av vår arbetstid. Var lugn; med några enkla tips kan du lätt och effektivt ta tillbaka makten från dessa tidstjuvar. Det är viktigt att du hanterar din e-post som vilken arbetsuppgift som helst. Detta är en arbetsuppgift som du bestämmer när du ska sköta inte avsändaren. Du – inte avsändaren! Första gången du öppnar ett mejl behöver du ta ett beslut vad du ska göra. Besvara omedelbart, kasta eller spara för senare åtgärd. Väljer du att spara posten för en senare åtgärd gör en notering i din kalender när det ska göras. När du har läst, och avslutat ett mejl tar du bort den från inkorgen.

Ta omedelbart bort alla signaler om att en ny post har anlänt då det skapar stress, och onödiga avbrott i ditt arbete. Varje gång vi blir avbrutna tar det upp till 15 minuter innan vi kan fokusera på vår arbetsuppgift igen. Slösa inte bort din arbetstid med att gång på gång kolla dina mejl, 30 – 40 gånger per dag är en vanlig siffra. Skapa istället arbetsro genom att endast öppna inkorgen mellan 2 – 5 gånger per dag. Jag lovar, det är mer än tillräckligt för majoriteten av oss. Testa när på dagen det fungerar bäst för dig att öppna din inkorg. Avsätt tid för dina nya rutiner i din kalender tills det går per automatik. Håll sedan fast vid dessa tidpunkter.

Kom ihåg att e-post är ett sätt att kommunicera, inte det enda. Det är inte en akut kontaktväg; som avsändare kan du varken kräva eller förvänta dig ett omedelbart svar. Behöver du ett snabbt svar får du använda andra kommunikationsvägar. Några vett- och etikettsregler att tänka på när vi skickar e-post på jobbet. Var tydlig, kortfattad och tänk på ditt språk. Skicka inte mejl i onödan, var noga med vilka som ska få en kopia (alla behöver inte, och vill inte veta allting). Hänga ut anställda/kollegor i mejl är en form av mobbning, inget annat. Negativ feedback, och dåliga nyheter kommuniceras inte via e-post. Svårare än så här är det faktiskt inte att skapa mer tid, och arbetsro på jobbet. Ha en fin vecka! Marianne Pettersson Mental tränare och Coach

Tvivla

Vi tvivlar alla ibland, både på oss själva och på våra medmänniskor. Det är helt naturligt att ifrågasätta; att tvivla är ett sundhetstecken. När det däremot känns som hela ”världen” är emot oss, människor är elaka, själviska och ingen bryr sig – då är det dags att ta en känslomässig time out. Tycker du att det är svårt att trycka på pausknappen? Sätt klockan på 30 minuter, och ifrågasätt därefter dina sanningar en efter en. Sant eller falskt? Övningen görs med fördel varje vecka, till exempel på väg till jobbet eller under en kvällspromenad. Tvivla gärna, ifrågasätt och kom sedan ihåg att världen är full av schyssta, vänliga och hjälpsamma människor. En av dem är kanske du. Ha en bra måndag! Marianne Pettersson Mental tränare och Coach

Glädjeskutt

Djupandas i mörkret, njuter av lukten av tång och hör havets brus. Det är sista september, och jag känner hur glädjen sprider sig i kroppen. Jag är tacksam för en helg med långa promenader i naturen. Mycket skrivande, och trevliga samtal. Nu tillbaka till Stockholm, oljud och nya utmaningar. Jag är redo. Är du redo för oktober, och spännande utmaningar både professionellt och privat? Ha en bra måndag! Marianne Pettersson Mental tränare och Coach

 

Din hjärna

Fantastiska läkaren Anders Hansen har nu en egen tv-serie på SVT där han lär oss mer om hur vår hjärna fungerar. Första avsnittet handlar om stress. Det är viktigt att förstå att vi inte behöver vara oroliga för stress. Vi behöver faktiskt lagom med stress för att fungera. Långvarig stress kan däremot leda till psykiska problem. Vi klarar mycket stress, mer än vad vi tror så länge vi får återhämtning. ”Stressa på men stressa lagom och prioritera återhämtning”. Programmet kan ses till den 18 april 2020. Missa inte!  https://www.svtplay.se/video/23751114/din-hjarna/din-hjarna-sasong-1-stress  Ha en fortsatt fin vecka! Marianne Pettersson Mental tränare och Coach

 

 

Måndagsfavorit

Handen på hjärtat, hur ser ditt sinnestillstånd ut en måndag morgon? Glad, positiv och entusiastisk inför ännu en vecka på arbetet? Eller är det kanske precis tvärtom? Ha en bra vecka! Marianne Pettersson Mental tränare, och Coach

Tidstjuvar

5 tidstjuvar att ha koll på då de har en förmåga att ställa till med problem. Våga sätta gränser, och skapa samtidigt ett bättre arbetsklimat både för dig själv och för dina kollegor. Hantera alltid din arbetstid med den respekt den förtjänar. Ge inte bort den i onödan.

  1. Hantering av e-post
  2. Mobilen
  3. Ineffektiva möten
  4. Störande kollegor
  5. Sociala medier

Vilken är din värsta tidstjuv? Under hösten kommer längre inlägg om våra 5 största tidstjuvar på jobbet. Ha en bra vecka! Marianne Pettersson Mental tränare, och Coach

Hjälpreda

– Om du säger prioritera en gång till så lägger jag mig ned på golvet och skriker.
– Prioritera. Trots hotet så la sig hen till sin egen stora förvåning ned på golvet, och skrek. Detta hände för ett par år sedan, och när vi hörs innan jul varje år så skrattar vi gott åt den i efterhand komiska situationen. Hen kom till mig för att bättre kunna hantera sitt nya arbete som mellanchef i en stor organisation. Då prioritering av arbetsuppgifter med åren hade blivit en belastning istället för ett hjälpmedel brast det på vårt tredje möte.

Efter utbrottet (jag har tillåtelse att berätta denna historia) testade hen att i 3 veckor strikt prioritera sina arbetsuppgifter, och då släppte mycket av problemen. Genom att avsätta tid till att både göra ett veckoschema, och dagligen ha koll på vad vi behöver prioritera tar vi kontroll över både små, och stora uppgifter på jobbet. Det i sin tur minskar stress, press och vi hittar våra tidstjuvar vilket gör det lättare att lösa olika frågor innan de blir till stora problem. Vad behöver du prioritera på jobbet denna veckan? Ha en fin vecka! Marianne Pettersson Mental tränare, och Coach